REGULAMIN ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

1. Regulamin określa zasady i tryb zgłaszania naruszeń prawa polegających na działaniu lub zaniechaniu niezgodnym z prawem lub mającym na celu obejście prawa (w tym informacji o uzasadnionym podejrzeniu dotyczącym zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Miejskim Zakładzie Komunikacji Wejherowo Sp. z o.o. lub informacji dotyczącej próby ukrycia takiego naruszenia prawa) oraz podejmowania działań następczych wskutek tych zgłoszeń.

2. Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania w Miejskim Zakładzie Komunikacji Wejherowo Sp. z o.o. i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych.

3. Wdrożony system przyjmowania zgłoszeń umożliwia zgłaszanie nieprawidłowości za pośrednictwem specjalnych, łatwo dostępnych kanałów, w sposób zapewniający rzetelne i niezależne rozpoznanie zgłoszenia oraz w sposób zapewniający ochronę przed działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminacyjnym lub innym rodzajem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonanym zgłoszeniem.

Ilekroć w Procedurze jest mowa o:

1. Spółce – rozumie się przez to Miejski Zakład Komunikacji Wejherowo Sp. z o.o.;
2. Procedurze - rozumie się przez to niniejszą procedurę dotyczącą przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych;
3. zgłoszeniu – należy przez to rozumieć zgłoszenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w przyszłości w Spółce dokonywane w kontekście związanym z pracą przez osobę dokonującą zgłoszenia lub zgłoszenie dotyczące próby ukrycia takiego naruszenia dokonane zgodnie z postanowieniami niniejszej Procedury;
4. naruszeniu prawa – należy przez ro rozumieć działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące: korupcji, zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych, konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi powyżej.
5. Sygnaliście – rozumie się przez to osobę fizyczną, która świadczy lub świadczyła na rzecz Spółki pracę na podstawie umowy o pracę lub innego stosunku prawnego (w szczególności: pracownika, byłego pracownika, osobę świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorcę, akcjonariusza lub wspólnika, członka organu osoby prawnej, osobę świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażystę, wolontariusza) lub uczestniczyła w procesie rekrutacji lub negocjacjach poprzedzających zawarcie umowy ze Spółką, która zgodnie z postanowieniami Procedury zgłosiła naruszenie prawa;
6. osobie powiązanej z Sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą Sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny;
7. osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to wskazaną w zgłoszeniu osobę, która dopuściła się naruszenia prawa lub wskazaną w zgłoszeniu jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
8. Pełnomocniku ds. Sygnalistów – rozumie się przez to osobę wybraną zgodnie z postanowieniami niniejszej procedury odpowiedzialną za przyjmowanie i weryfikację zgłoszeń oraz dalszą komunikację z Sygnalistą;
9. działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania będącemu przedmiotem zgłoszenia naruszeniu prawa oraz jego skutkom, w szczególności przez przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, wszczęcie kontroli, zastosowanie kary porządkowej, rozwiązanie stosunku umownego, złożenie zawiadomienia o popełnieniu przestępstwa, lub działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych;
10. informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazanie Sygnaliście informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
11. kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Spółce lub na jej rzecz, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa lub procedur i standardów obowiązujących w Spółce, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w przyszłości oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
12. działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem, które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić Sygnaliście nieuzasadnioną szkodę, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście;
13. danych osobowych – rozumie się przez to informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, o których mowa w art. 4 pkt 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

1. Każda osoba, która posiada informacje na temat naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w przyszłości w kontekście związanym z pracą uprawniona jest do zgłoszenia tego faktu zgodnie z niniejszą Procedurą.

2. Zgłoszenia są przyjmowane przez Pełnomocnika ds. sygnalistów wybranego zgodnie z postanowieniami § 4 niniejszej procedury, na podstawie upoważnienia do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych udzielonego przez Zarząd Spółki.

3. Sygnalista może dokonać zgłoszenia za pośrednictwem systemu zgłoszeń, dostępny pod adresem sygnalista.mzkwejherowo.pl

4. System zgłoszeń wskazany powyżej w ust. 3 przeznaczony do przyjmowania zgłoszeń będzie podlegał sprawdzeniu przez osobę upoważnioną, o której mowa powyżej w ust. 2 nie rzadziej niż raz na 5 dni roboczych.

5. Sygnalista może dokonać zgłoszenia w trybie jawnym. Zgłoszenie zawiera dane co do tożsamości Sygnalisty oraz wskazanie formy kontaktu, dzięki czemu możliwe będzie nawiązanie z nim kontaktu i przekazanie informacji zwrotnej.

6. Spółka nie przewiduje możliwości dokonywania zgłoszeń w trybie anonimowym. Zgłoszenia anonimowe, tj. nie zawierające danych Sygnalisty i formy kontaktu nie będą rozpoznawane przez Spółkę.

7. Zgłoszenie powinno zawierać co najmniej:

1. imię i nazwisko zgłaszającego,
2. datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa,
3. opis okoliczności naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w przyszłości,
4. wskazanie osoby lub osób, których dotyczy zgłoszenie,
5. wskazanie ewentualnych świadków,
6. wskazanie wszystkich dowodów i informacji, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia, lub załączenie dowodów,
7. wskazanie preferowanej formy kontaktu i danych kontaktowych (numer telefonu, adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej).

8. Sygnalista nie ponosi ze strony Spółki żadnych negatywnych konsekwencji zgłoszenia i w szczególności podlega ochronie przed działaniami odwetowymi, o których mowa w § 6 niniejszej procedury, pod warunkiem, że dokonując zgłoszenia miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia informacja jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia.

9. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia przez Sygnalistę nieprawdziwych informacji, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia od Sygnalisty.

10. Do informacji objętych zgłoszeniem nie mają dostępu osoby nieupoważnione. Poufność tożsamości Sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osób trzecich wskazanych w zgłoszeniu jest chroniona.

11. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń. Osoba dokonująca zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło (tzw. zgłoszenie w złej wierze) podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2.

12. W przypadku ustalenia że w zgłoszeniu świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, dokonujący zgłoszenia może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy oraz w regulacjach szczególnych, w tym także w przepisach porządkowych obowiązujących w Spółce. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych lub osób wykonujących pracę zarobkową na innej podstawie niż stosunek prawny i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę/umowy cywilnej bez zachowania okresu wypowiedzenia.

1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach działań wykonywanych w oparciu o Procedurę jest Miejski Zakład Komunikacji Wejherowo Sp. z o.o..

2. Dane osobowe przetwarzane w ramach działań wykonywanych w oparciu o Procedurę są chronione zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz obowiązującymi w Spółce regulacjami wewnętrznymi w zakresie ochrony danych osobowych.

3. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa Sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych. Sygnalista, który dokonał zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Pełnomocnika ds. Sygnalistów, który zobowiązany jest podjąć działania mające na celu ochronę Sygnalisty.

4. Tożsamość Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie będzie ujawniana podmiotom, których dotyczy zgłoszenie, osobom trzecim ani innym pracownikom i współpracownikom Spółki. Tożsamość Sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy krajowe postępowań. Tożsamość podmiotów, których dotyczy zgłoszenie, osób powiązanych z Sygnalistą, a także świadków i innych osób wskazanych w Zgłoszeniu, podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie, co tożsamość Sygnalisty. Dane te mogą zostać ujawnione tylko za wyraźną zgodą osoby, której dotyczą.

5. Przepisu ust. 4 nie stosuje się w przypadku, w którym ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających lub postępowań przygotowawczych lub sądowych, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

6. Spółka przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpoznania zgłoszenia nie są zbierane, a w przypadku zebrania są usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

7. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych o osobach, o których mowa w ust. 3 powyżej, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie Zarządu Spółki. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywano tę pracę.

1. W Spółce prowadzi się rejestr zgłoszeń dokonanych zgodnie z niniejszą procedurą. Upoważnionym do prowadzenia rejestru jest Pełnomocnik ds. Sygnalistów.

2. Każde Zgłoszenie podlega rejestracji w rejestrze zgłoszeń.

3. Wpisu do rejestru zgłoszeń dokonuje się na podstawie otrzymanych Zgłoszeń. Zgłoszenia zewnętrzne, o których mowa w § 9 Procedury nie podlegają wpisowi do rejestru.

4. Rejestr zgłoszeń zawiera co najmniej:

1. numer zgłoszenia;
2. przedmiot naruszenia prawa;
3. dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
4. formę kontaktu i dane kontaktowe Sygnalisty;
5. datę dokonania zgłoszenia;
6. informację o podjętych działaniach następczych;
7. datę zakończenia sprawy.

5. Rejestr Zgłoszeń prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności, a dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postepowań zainicjowanych tymi działaniami.

6. Regulamin obowiązuje od dnia 25.09.2024 roku.